효과적으로 시간을 활용하기 위한 방법

경영 컨설턴트이자 저널리스트인 나카지마 타카시 씨는 샐러리맨 시절, 늦게 까지 회사에 남아 잔업을 한 적이 거의 없었다고 합니다. 일이 산더미처럼 쌓여있더라도 항상 처리가 빨랐던 것이지요. 그 비결은 과연 무엇이었을까요?

그는 자신의 비결을 이렇게 설명합니다.

한편, 그는 자투리 시간을 활용하기 위한 ‘To Do List'를 따로 작성해 두었습니다. 자투리 시간용 ‘To Do List'에는 굳이 시간을 들여 해야 할 일은 아니지만 무시할 수도 없는 수준의 일들을 적어 놓았지요. 예를 들면 ‘ooo씨에게 보낼 감사의 편지를 쓴다.’ ‘오늘 만날 ooo씨에게 전화를 한다.’, ‘이 문제와 관련 있는 서적을 인터넷으로 검색한다.’, ‘다른 회사와의 약속 시간을 결정한다.’, ‘결제 대금을 독촉한다.’와 같은 일들입니다. 일단 리스트업만 해두면 업무를 빠뜨릴 염려가 없었고, 자투리 시간에 이를 처리하면 되었지요.

가령, 약속시간보다 빨리 거래처에 도착하거나 하면 즉시 안내데스크로 향하지 않고 로비에서 다른 일을 하는 식입니다. 그의 가방 속에는 언제라도 그런 일들을 할 수 있도록 열 가지 도구(PDA, 전자수첩, 계산기, 휴대전화, 명함, 포스트잇, 프레젠테이션 파일, 감사편지용 그림엽서, IC레코더)가 항상 갖추어져 있었습니다. 끝낸 일에 대해서는 V표나 X표 등을 해줌으로써, 매번 일을 끝낼 때마다 작은 성취감까지도 느낄 수 있었지요.

그는 이렇게 자투리 시간을 효율적으로 활용함으로써 쓸데없이 낭비하는 시간을 줄이고, 정말 중요한 일을 집중해서 할 수 있는 시간을 확보할 수 있었고, 그 결과 항상 일들을 빨리 처리할 수 있었던 것입니다.

나카지마 타카시 씨의 사례에서 볼 수 있는 것처럼 사소한 것처럼 보이는 작은 시도들이 결국은 커다란 생산성의 차이로 연결되게 됩니다.

시간을 많이 들일 일은 아니지만 무시할 수 없는 수준의 일들은 알게 모르게 우리 마음속에 부담으로 작용하여 정신을 분산되게 만들고, 결과적으로 일의 처리 속도에 영향을 미치게 됩니다. 하지만 나카지마 타카시 씨처럼 짜투리 시간을 이용하여 신경쓰이는 일들을 처리할 수 있는 방안을 마련해두고 실천하면 심적으로 안정이 되어, 오직 현재의 일에만 집중할 수 있게 되고, 당연히 일을 훨씬 더 빨리 끝낼 수 있게 됩니다. 어떤 일을 하다말고, ‘아! 그 메일을 보냈어야 하는데.. 지금 보내야 하나?’와 같이 정신이 분산되는 일은 없게 되는 것이지요.

또한 잔업 시간을 아침 시간으로 변경하는 것 역시 어떻게 보면 사소한 변화 같지만, 보통 밤에 일을 할 때는 ‘어서 끝내고 집에 가야 하는데..’와 같은 약간 부정적 심리 상태가 작용하게 되는 반면, 아침에는, ‘자, 어서 끝내고 오늘의 업무를 시작하자!’와 같은 긍정적 심리상태가 작용하게 되어, 똑같은 잔업이라도 아침에 처리할 때, 훨씬 더 효과적으로 처리할 수 있게 됩니다.

이처럼 아주 사소한 것처럼 보이는 작은 변화가 일의 처리 속도에 큰 영향을 미칠 수 있습니다. 시간을 효과적으로 활용할 수 있는 자신에게 알맞은 방법들을 찾아내어 다양한 변화들을 시도해 보시는 하루되시길 바랍니다!

자기 계발 작가 김보승 드림

* 참고 자료: ‘일의 80%는 월요일에 끝내라.’, 나카지마 타카시 지음, 강신규 옮김, 21세기 북스